In einigen Kreisen und Bezirken gibt es im Herbst Terminbörsen für das kommende Jahr. Bitte nehmen Sie daran teil (vor allem, wenn es sich um einen neue Veranstaltung handelt). Sind Sie zu spät dran, können Sie über die BLV-Termindatenbank schon mal mögliche Termine sichten.

So oder so besprechen Sie den Termin bzw. Ihre Bereitschaft eine Veranstaltung zu organisieren (zumindest bei "neuen" Veranstaltungen) mit Ihrem Kreis- und/oder Bezirks-Wettkampfwart.

Bei "Traditionsveranstaltungen" ist dies natürlich nicht mehr nötig und Ihr Bezirkswettkampfwart erhält sowieso den genehmigten Antrag zur Kenntnis.

Um eine Veranstaltung (Sportfest, Hallen-Sportfest, Kinderleichtathletik, Meisterschaft, Lauf) ausrichten zu können, müssen Sie die Veranstaltung beim BLV anmelden. Durch die Anmeldung ist Ihre Veranstaltung automatisch bei der ARAG-Sportversicherung versichert und die bestenlistenkonform erbrachten Leistungen werden anerkannt und in die Statistik übernommen. Mit der Genehmigung wird eine sogenannte Genehmigungs-Gebühr fällig.

Vorraussetzung für den Versicherungsschutz über den BLSV-Rahmenvertrag ist, dass der Ausrichter ein BLSV-eingetragener Verein ist.

Technische Umsetzung der Anmeldung in LADV

Die Anmeldung erfolgt komplett digital über unser Verbandsportal ladv.de. Sie erhalten nach Anmeldung einen mit Ihren Daten generierten offiziellen DLV-Antrag als Bestätigung per Mail. Nach der manuellen Überprüfung und Genehmigung durch den Verband erhalten Sie eine Genehmigungsmail mit dem bestätigten Antrag.

Die Anmeldung kann auf zwei Wegen erfolgen. LADV unterscheidet zwischen Veranstaltungsanmeldung, Erstellung einer Ausschreibung und Anlegen der Onlinemeldung für Teilnehmer.

Die Ausschreibung ist der Eintrag in LADV (egal ob mit oder ohne Online-Meldung), die Veranstaltungsanmeldung "nur" der Genehmigungsprozess. Eine Veranstaltungsanmeldung ohne Ausschreibung erscheint nicht in LADV bzw. der BLV-Termindatenbank! Die Reihenfolge der beiden "Tätigkeiten" ist egal: Wenn Sie zuerst die Veranstaltungsanmeldung machen, können und müssen Sie die irgendwann danach erstellte Ausschreibung miteinander verknüpfen. Beginnen Sie mit Erstellung der Ausschreibung, mündet diese am Ende in "neue Veranstaltung anmelden".

Hier nochmals tabellarisch:

1. Möglichkeit (über "Veranstaltungsanmeldung"):

2. Möglichkeit (über "Meine Ausschreibungen"):

Ihre Veranstaltung ist schon im Vorjahr (mit Online-Meldung) auf LADV veröffentlicht worden?

Unter Ausschreibungen (https://ladv.de/ausschreibung/meineausschreibungen) kommen Sie durch "Neue Ausschreibung anlegen" auf verschiedene Möglichkeiten, eine Veranstaltung zu erstellen. Am einfachsten geht es über "Ausschreibung kopieren". Dort können Sie über das Datum der letztjährigen Veranstaltung unabhängig von Ort oder Verein (z.B. bei Meisterschaften) die gesamte Ausschreibung mit allen Disziplinen auf das nächste Jahr übertragen und ändern. Dies ist vor allem bei der Übernahme von Meisterschaften sehr hilfreich. Natürlich kann die Kopie vor der Veröffentlichung auch noch geändert werden.

Während der Bearbeitung wird Ihnen der Link "neue Veranstaltungsanmeldung erstellen" angeboten, wodurch der oben beschriebene Genehmigungsprozess angestoßen wird.

Nach der Verbands-Genehmigung wird Ihre Veranstaltung automatisch in LADV auf "öffentlich" gesetzt sowie der Eintrag in der BLV-Termindatenbank erstellt. Dort müssen Sie dann nur noch die üblichen Informationen Ausschreibung, Zeitplan, etc. sowie nach der Veranstaltung die Ergebnisliste hochladen.

Keine Kopie möglich

Ist Ihre "gewünschte" Veranstaltung noch nicht in LADV aus dem Vorjahr "kopierbar", können Sie entweder die Veranstaltung aus CosaWin übernehmen und hochladen oder "manuell" in LADV erstellen (https://ladv.de/ausschreibung/anlegenauswahl). 

Auch hier kommen Sie an den oben beschriebenen Link "neue Veranstaltungsanmeldung erstellen" und können den offiziellen Genehmigungsprozess sowie die Einrichtung Ihrer Veranstaltung mit Online-Meldung "in einem Rutsch" erstellen.

LADV-Kategorien: Wichtig, damit die Veranstaltung schneller gefunden werden kann

Um über die Filter "Bezirksmeisterschaften", etc. besser gefunden zu werden, müssen noch unter "Kategorie bearbeiten" verschiedene Attribute gesetzt werden. Dadurch kann die Veranstaltungen in LADV aber auch in der Termindatenbank nach den Attributen gesucht bzw. gefiltert werden.

Für die Anmeldung von Veranstaltungen mit WorldAthletics-Kategorie F und höher, beachten Sie bitte folgende Informationen vom DLV vom 16.11.2023:

An die

• LV-Geschäftsstellen
• Meetingveranstalter WRC 2023/2024

Liebe Landesverbände und Meetingveranstalter,

bezüglich dem Anmeldeprozedere für World Ranking Competitions möchte ich euch gerne folgende Informationen an die Hand geben.

Anmeldung von World Ranking Competitions (Kategorie F)

• Wettkämpfe, die den Status World Ranking Competition (WRC) beantragen wollen, müssen sich zukünftig im Global Calendar von World Athletics anmelden
• Hier gilt weiterhin die Frist von 60 Tagen vor Veranstaltungsbeginn
• Eine Anmeldung beim DLV auf den Plattformen lanet3 oder ladv ist dabei ebenso durchzuführen (60 Tage Frist)
• Für Landesverbände sind die Landesmeisterschaften laut World Athletics von der Anmeldegebühr befreit

Anmeldezeitraum & Fristen

• Alle Veranstaltungen ab 01.02.2024 (Anmeldung bei 60 Tage Frist entsprechend hier im Beispiel 01.12.2023) müssen sich über den Global Calendar anmelden.
• Bisher hat eine Anmeldung über lanet3 oder ladv ausgereicht (Haken bei WA Ranking Competition wurde gesetzt) und der DLV hat die WRC angemeldet.
• Veranstaltungen, die im Januar stattfinden und bisher nicht im Global Calendar gelistet sind, werden vom DLV noch im Global Calendar angemeldet, ab Februar (siehe oben) ist eine Anmeldung Sache des Ausrichters / Veranstalters.
• Bitte kontrolliert im Global Calendar ob eure Veranstaltung dort gelistet ist. Nur Veranstaltungen die dort erscheinen, sind als World Ranking Competition oder höherwertig angemeldet.
  https://worldathletics.org/competition/calendar-results

Global Calendar: Registrierung und Benutzung

Für die Anmeldung zu einer World Ranking Competition sind folgende Schritte notwendig:

• Besuch der Website: https://globalcalendar.worldathletics.org/
• Registrieren unter dem Button „Register Now“
• Bestätigungsemail aktivieren und finale Anmeldung auf der Plattform > Freischaltung durch DLV
• Über Button „Sign In“ anmelden
• Über Menüpunkt New Application > Other National Competition eine World Ranking Competition anmelden
• Bestätigung erfolgt durch DLV > Anschließend erscheint die Veranstaltung nach Prüfung durch World Athletics im Global Calendar

Kommunikation in die Vereine durch die Landesverbände

• Ich würde euch bitten die Informationen auf euren Websiten oder in euren Newslettern zu teilen, damit wir möglichst viele Vereine und Veranstalter erreichen.

Bei Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.

i.A. Matthias Ströher
Projektmanager
Event- und Wettkampforganisation

Vor der Anmeldung muss man sich als Ausrichter Gedanken über die Kategorie der Veranstaltung machen. Je nach Kategorie fallen verschiedene Gebühren an und es müssen unterschiedliche Rahmenbedingungen erfüllt werden.

Die Kategorie ist bei der Anmeldung in LADVauszuwählen, kann aber noch nachträglich durch den BLV geändert werden (z.B. auch, wenn sich im Vorfeld aufgrund von Anfragen oder Meldungen abzeichnet, dass eine Kategorie "höher" notwendig ist. Dies ist bis max. einen Tag nach Wettkampf möglich und notwendig. Bei falscher Einstufung kann der DLV eine Strafgebühr von 100€ erheben.

Die Einteilung der Kategorien wurde zum 01.01.2023 wie folgt geändert:

Quelle: DLV-Gebührenordnung des DLV (GBO) .

Eine vollständige Liste für Interessenten von internationalen Meetings (mit Placing-Scores, Budgetvorgaben und weiteren Regularien) finden Sie hier. Zusätzliche Informationen finden Sie bei European Athletics und World Athletics

Die "optionale WA-Gebühr" für die Einstufung als sog. World Ranking Meeting kann nur bis 60 Tage vor der Veranstaltung gewählt werden.

Die Rechnungsstellung erfolgt bei den "normalen" Veranstaltungen ca. quartalsweise nach der Veranstaltung mit einer Rechnung über die DLV- und BLV-Gebühren vom BLV. Für die überregionalen Veranstaltungen erhalten Sie eine Rechnung vom DLV im Nachgang zur Genehmigung sowie quartalsweise nach der Veranstaltung vom BLV.

Weitere Informationen zu den Organisations- und Verwaltungsgebühren des BLV finden Sie hier.

Die Teilnahme an einer Leichtathletik-Veranstaltung kostet pro Meldung/Start pro Athlet. Die Gebühren werden vereinsweise - meist am Eingang bei der Startunterlagenausgabe in bar - kassiert. Auch bei Nichtantreten eines gesamten Vereins oder auch nur eines Athleten sind die Gebühren zu entrichten: Die Organisationsgebühren (und eventuelle Nachmeldegebühren) werden  auch im Fall des Nichtantretens zum Ausgleich für Bearbeitung und Vorbereitung fällig (siehe DLO §12). Die Quittung der Startgebühren können Sie im Nachgang an die nicht angereisten Vereine per Mail versenden. Dazu finden Sie in ladv die email-Adresse des Melders unter "Anmelder zeigen".

Wieviel Sie als Ausrichter maximal für eine Meldung/Start verlangen dürfen, hängt von der Art der Veranstaltung und der Disziplin (Einzel, Staffel, Mehrkampf, Mannschaft) ab.

Die Gebührenhöchstsätze regelt die GBO des DLV.

Richten Sie eine Meisterschaft aus, wird die Meldegebühr von der veranstaltenden Organisation festgelegt.

Die Genehmigung Ihrer Veranstaltung erfolgt nach Überprüfung des Termins anhand andere Veranstaltungen durch die BLV-Geschäftsstelle. Die Genehmigung erhalten Sie per Mail, die auch an den jeweiligen Bezirks-Wettkampfwart gesendet wird. Dieser hat eine siebentägige Einspruchsfrist (im Falle von regionalen Terminüberschneidungen).

In der Genehmigungsmail ist auch der aus Ihren Daten generierte "offizielle DLV-Vordruck" mit dem Vermerk "genehmigt" enthalten.

Neben der "digitalen Ausschreibung" müssen Sie auch eine Ausschreibung "auf Papier" bzw. als pdf erstellen und diese als Link oder Upload in LADV und/oder der Vereinshomepage veröffentlichen.

Die Ausschreibung muss folgende Angaben enthalten (siehe DLO):

• Name und Anschrift des Veranstalters und Ausrichters
• Art und Kategorie der Veranstaltung
• Ort, Datum und Beginn
• durchzuführende Wettbewerbe und Altersklassen für die sie gelten (evtl. mit Einschränkung der "Durchlässigkeit")
• Kurzbeschreibung der Wettkampfanlagen und evtl. Einschränkungen
• den ausdrücklichen Hinweis, dass die Wettbewerbe nach den Internationalen Wettkampfregeln ("IWR"), den dortigen zusätzlichen nationalen Bestimmungen und den Bestimmungen der DLO durchgeführt werden
• Behandlung von Meldungen und Nachmeldungen
• Anschrift der Meldestelle bzw. Link zur Online-Meldung und Datum des Meldeschlusses
• Höhe der Organisationsgebühren (Höchstsätze bzw. regionale Regelungen beachten) und die Modalitäten zur Bezahlung
• Art und Anzahl der Auszeichnungen
• Hinweis, dass die Veranstaltung genehmigt wurde

Je nach Größe und Art tragen Sie als Ausrichter auch die Verantwortung für verbandskonforme Durchführung im Bereich der Kampfrichter und verantwortlichen Mitarbeitern.

Natürlich unterschiedet sich der Aufwand und die Anzahl der externen Mitarbeitern sehr stark.

Die nachfolgenden Zeilen gelten als Richtlinien und haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit für alle Veranstaltungen.

Die oben stehenden und viele weitere Positionen sind in der IWR (Regel 120) definiert. Bei größeren Veranstaltungen ist häufig noch ein "Koordinator Wettkampfvorbereitung" und ein "Wettkampfbüroleiter" eingesetzt.

Wettkampfsoftware

Es gibt aktuell zwei Software-Programme, mit denen Leichtathletik-Stadion-Veranstaltungen durchgeführt werden können: Von der Firma Seltec das Programm "Track&Field" und vom Programmierer Bernd Renziehausen das Programm "CosaWIN".

Eines von beiden Programmen muss verwendet werden, damit die Ergebnisse der Teilnehmer "gültig" sind und in die Bestenlisten und Leistungsdatenbank aufgenommen werden. Aufgrund eines Rahmenvertrags mit dem DLV sind die Lizenzkosten für Seltec in den Genehmigungsgebühren automatisch enthalten. CosaWIN kann aber gegen eine zusätzliche Jahresgebühr auch weiterhin verwendet werden.

Weitere Informationen zu den vielen Möglichkeiten der Seltec-Software finden Sie hier.

Die Meldungen aus LADV (erhalten Sie automatisch per Mail nach Meldeschluss und können Sie jederzeit manuell herunterladen) können über einen sog. xml-Import in beide Wettkampfprogramme eingelesen werden.

Hilfestellungen zur Organisation einer Veranstaltung

Checkliste Wettkampfbüro

Checkliste Zeitplan

Checkliste Platzabnahme

Checkliste Kampfrichter-Besprechung

Checkliste Technische Besprechung

Informationen über die Lebensmittelkennzeichnung bei Sportfesten:

Feste und Vereine sind laut der Durchführungs-Verordnung zur Lebensmittel-Informations-Verordnung nicht von der Allergen-Kennzeichnung betroffen. Weitere Informationen finden Sie z.B. hier

Nach der Veranstaltung sind Sie noch für die Übermittlung der überprüften Ergebnisse verantwortlich. Die Daten, die in der Ergebnisliste angegeben werden müssen, regelt die DLO Anhang 2 Punkt 6.

Zuerst bitten Sie die Verbandsaufsicht, die gesamte Ergebnisliste nach Fehlern (fehlende Windangaben, o.ä.) zu überprüfen.

Zum Abschluss muss noch der Veranstaltungsbericht in der Software ausgefüllt werden. Dort sind Angaben wie die technischen Daten der Zeitnahme, der Gerätekontrolle, den Personaleinsatz aber auch von weiteren "besonderen Ereignissen" wie z.B. Rekorde, Einsprüche, Wiederholung von Läufen, etc. einzutragen.

Danach laden Sie bitte möglichst noch vor Ort die Ergebnisse hoch. In Seltec erfolgt dies automatisch (bei bestehender Internetverbindung) bei der Beendigung des Programms ("Wettkampf schließen"). Bei CosaWIN müssen Sie das noch über das Menü Datei "Veröffentlichen" die xml und pdf Datei exportieren und dann in ladv zu ihrem Wettkampf hochladen ("Ergebnisse veröffentlichen").

Ausrichter von Leichtathletik-Veranstaltungen steht hier eine aktuelle Version der BLV-Starpassdatei zur Verfügung.

Sie können so einfach die Athleten- und Vereinsdaten in die offiziellen Wettkampfprogramme (CosaWIN) importieren, um so auch gleichzeitig und einfach die notwendige Startpassüberprüfung automatisiert über die Software durchführen zu können. Für Seltec TAF3 wird zur Saison 2020 eine automatisierte Lösung innerhalb der Software angeboten.

Die Daten dienen ausschließlich dem notwendigen Zweck der Erfassung von Meldungen für Wettkämpfe oder zu Statistikzwecken.

Bitte verwenden Sie für Ihre Veranstaltung neben der aktuellen Startpassdatei auch immer eine aktuelle Programm-Version Ihrer Wettkampfsoftware!

Für CosaWIN >> http://www.cosa-software.de

Für Seltec >> https://www.lanet2.de/software;

Die Aktualisierung erfolgt täglich über das ladv-Portal:

https://ladv.de/bayern/stammdaten

Aufgrund der Umstellung der gesamten Startpassverwaltung für Vereine auf ladv hat sich für die Wettkampfsoftware auch das Datenformat für den Import (sog. Stammdaten) geändert. Das neue Format unter dem Link "Download Stammdaten) ist eine xml-Datei. CosaWin kann diese erst ab der Programmversion 2.7.3 (Juli 2016) verarbeiten. CosaWin erkennt die neue Datei, es ist keine Änderung notwendig. Einfach den alten Speicherort weiter verwenden.

Für technische Probleme bei der Verwendung (Entpacken, Datenimport etc. ) wenden Sie sich bitte an die Hersteller:

• COSA-Software, Bernd Renziehausen (RenzieSoft[at]aol.com) oder
• Seltec-Software, Dirk Wagner (d.wagner[at]seltec-sports.de)