Anmeldung von Stadion-Veranstaltungen

Sie möchten eine Stadion-Veranstaltung ausrichten? Hier finden Sie alle Informationen auf einen Blick, egal ob "Neuling" oder "alter Hase".

In einigen Kreisen und Bezirken gibt es im Herbst Terminbörsen für das kommende Jahr. Bitte nehmen Sie daran teil (vor allem, wenn es sich um einen neue Veranstaltung handelt). Sind Sie zu spät dran, können Sie über die BLV-Termindatenbank schon mal mögliche Termine sichten.

So oder so besprechen Sie den Termin bzw. Ihre Bereitschaft eine Veranstaltung zu organisieren (zumindest bei "neuen" Veranstaltungen) mit Ihrem Kreis- und/oder Bezirks-Wettkampfwart.

Bei "Traditionsveranstaltungen" ist dies natürlich nicht mehr nötig und Ihr Bezirkswettkampfwart erhält sowieso den genehmigten Antrag zur Kenntnis.

Um eine Veranstaltung (Sportfest, Hallen-Sportfest, Kinderleichtathletik, Meisterschaft, Lauf) ausrichten zu können, müssen Sie die Veranstaltung beim BLV anmelden. Durch die Anmeldung ist Ihre Veranstaltung automatisch bei der ARAG-Sportversicherung versichert und die bestenlistenkonform erbrachten Leistungen werden anerkannt und in die Statistik übernommen. Mit der Genehmigung wird eine sogenannte Genehmigungs-Gebühr fällig.

Vorraussetzung für den Versicherungsschutz über den BLSV-Rahmenvertrag ist, dass der Ausrichter ein BLSV-eingetragener Verein ist.

Technische Umsetzung der Anmeldung in LADV

Die Anmeldung erfolgt komplett digital über unser Verbandsportal ladv.de. Sie erhalten nach Anmeldung einen mit Ihren Daten generierten offiziellen DLV-Antrag als Bestätigung per Mail. Nach der manuellen Überprüfung und Genehmigung durch den Verband erhalten Sie eine Genehmigungsmail mit dem bestätigten Antrag.

Die Anmeldung kann auf zwei Wegen erfolgen. LADV unterscheidet zwischen Veranstaltungsanmeldung, Erstellung einer Ausschreibung und Anlegen der Onlinemeldung für Teilnehmer.

Die Ausschreibung ist der Eintrag in LADV (egal ob mit oder ohne Online-Meldung), die Veranstaltungsanmeldung "nur" der Genehmigungsprozess. Eine Veranstaltungsanmeldung ohne Ausschreibung erscheint nicht in LADV bzw. der BLV-Termindatenbank! Die Reihenfolge der beiden "Tätigkeiten" ist egal: Wenn Sie zuerst die Veranstaltungsanmeldung machen, können und müssen Sie die irgendwann danach erstellte Ausschreibung miteinander verknüpfen. Beginnen Sie mit Erstellung der Ausschreibung, mündet diese am Ende in "neue Veranstaltung anmelden".

Hier nochmals tabellarisch:

Veranstaltungsanmeldung

Auch nach erfolgter Genehmigung ist Ihre Veranstaltung nicht auffindbar! Ist aber ein notwendiger Prozess zur Erstellung einer Ausschreibung

Ausschreibung

Nur nach Erstellung und Veröffentlichung der Ausschreibung ist die Veranstaltung öffentlich in LADV und der BLV-Termindatenbank zu finden. Die Veröffentlichung erfordert die Veranstaltungsanmeldung (wird automatisch am Ende der Erstellung über "neue Veranstaltungsanmeldung erstellen" eingeleitet).

Die Meldemöglichkeit muss noch zusätzlich eingerichtet werden.

Online-MeldungErfordert Veranstaltungsanmeldung und Erstellung der Ausschreibung. Kann in der Ausschreibung unter "+Online Meldung anlegen" eingerichtet werden

1. Möglichkeit (über "Veranstaltungsanmeldung"):

"Veranstaltungsanmeldung erstellen"sofort danach oder irgendwann"Ausschreibung erstellen"Und danach mit der bestehenden Veranstaltung verknüpfenOnline-Meldung einrichten

2. Möglichkeit (über "Meine Ausschreibungen"):

"Meine Ausschreibungen"Ausschreibung neu erstellen oder eine bestehende kopierenNach Erstellung der Ausschreibung "Neue Veranstaltungsanmeldung erstellen"Online-Meldung einrichten

 

Ihre Veranstaltung ist schon im Vorjahr (mit Online-Meldung) auf LADV veröffentlicht worden?

Unter Ausschreibungen (https://ladv.de/ausschreibung/meineausschreibungen) kommen Sie durch "Neue Ausschreibung anlegen" auf verschiedene Möglichkeiten, eine Veranstaltung zu erstellen. Am einfachsten geht es über "Ausschreibung kopieren". Dort können Sie über das Datum der letztjährigen Veranstaltung unabhängig von Ort oder Verein (z.B. bei Meisterschaften) die gesamte Ausschreibung mit allen Disziplinen auf das nächste Jahr übertragen und ändern. Dies ist vor allem bei der Übernahme von Meisterschaften sehr hilfreich. Natürlich kann die Kopie vor der Veröffentlichung auch noch geändert werden.

Während der Bearbeitung wird Ihnen der Link "neue Veranstaltungsanmeldung erstellen" angeboten, wodurch der oben beschriebene Genehmigungsprozess angestoßen wird.

Nach der Verbands-Genehmigung wird Ihre Veranstaltung automatisch in LADV auf "öffentlich" gesetzt sowie der Eintrag in der BLV-Termindatenbank erstellt. Dort müssen Sie dann nur noch die üblichen Informationen Ausschreibung, Zeitplan, etc. sowie nach der Veranstaltung die Ergebnisliste hochladen.

Keine Kopie möglich

Ist Ihre "gewünschte" Veranstaltung noch nicht in LADV aus dem Vorjahr "kopierbar", können Sie entweder die Veranstaltung aus CosaWin übernehmen und hochladen oder "manuell" in LADV erstellen (https://ladv.de/ausschreibung/anlegenauswahl). 

Auch hier kommen Sie an den oben beschriebenen Link "neue Veranstaltungsanmeldung erstellen" und können den offiziellen Genehmigungsprozess sowie die Einrichtung Ihrer Veranstaltung mit Online-Meldung "in einem Rutsch" erstellen.

Kategorien: Wichtig, damit die Veranstaltung schneller gefunden werden kann

Um über die Filter "Bezirksmeisterschaften", etc. besser gefunden zu werden, müssen noch unter "Kategorie bearbeiten" verschiedene Attribute gesetzt werden. Dadurch kann die Veranstaltungen in LADV aber auch in der Termindatenbank nach den Attributen gesucht bzw. gefiltert werden.

Die anfallenden Gebühren regelt die Gebührenordnung des DLV (GBO) .

ArtDLV-GebührBLV-Gebühr
"Normale Veranstaltungen":
Vereins-, kreis-, bezirks-, landesoffene Sportfeste und Meisterschaften (DLO § 6.1.1-6.1.4, 6.3.1, 6.3.2 sowie entsprechende nach 6.3.6)
20 €0,50€ pro Meldung

"Überregionale Veranstaltungen":
Veranstaltungen für maximal 2 aneinandergrenzende Landesverbände oder einen Landesverband und einen angrenzenden internationalen Verband (DLO § 6.3.1 + 6.3.2 sowie entsprechende nach § 6.3.6)

60 €0,50€ pro Meldung"
"Nationale Meetings":
nationale Einladungssportfeste + nationale Veranstaltungen (DLO § 6.2.1 - 6.3.3 sowie entsprechende nach §6.3.6)
130 €0,50€ pro Meldung
"Internationale Meetings":
Internationale Veranstaltungen (DLO § 6.3.4 sowie entsprechende nach § 6.3.6)
180 €0,50€ pro Meldung

Die Rechnungsstellung erfolgt bei den "normalen" Veranstaltungen ca. quartalsweise nach der Veranstaltung mit einer Rechnung über die DLV- und BLV-Gebühren vom BLV. Für die überregionalen Veranstaltungen erhalten Sie eine Rechnung vom DLV im Nachgang zur Genehmigung sowie quartalsweise nach der Veranstaltung vom BLV.

Die Teilnahme an einer Leichtathletik-Veranstaltung kostet pro Meldung/Start pro Athlet. Die Gebühren werden vereinsweise - meist am Eingang bei der Startunterlagenausgabe in bar - kassiert. Auch bei Nichtantreten eines gesamten Vereins oder auch nur eines Athleten sind die Gebühren zu entrichten: Die Organisationsgebühren (und eventuelle Nachmeldegebühren) werden  auch im Fall des Nichtantretens zum Ausgleich für Bearbeitung und Vorbereitung fällig (siehe DLO §12). Die Quittung der Startgebühren können Sie im Nachgang an die nicht angereisten Vereine per Mail versenden. Dazu finden Sie in ladv die email-Adresse des Melders unter "Anmelder zeigen".

Wieviel Sie als Ausrichter maximal für eine Meldung/Start verlangen dürfen, hängt von der Art der Veranstaltung und der Disziplin (Einzel, Staffel, Mehrkampf, Mannschaft) ab.

Die Gebührenhöchstsätze regelt die GBO des DLV.

Richten Sie eine Meisterschaft aus, wird die Meldegebühr von der veranstaltenden Organisation festgelegt.

Die Genehmigung Ihrer Veranstaltung erfolgt nach Überprüfung des Termins anhand andere Veranstaltungen durch die BLV-Geschäftsstelle. Die Genehmigung erhalten Sie per Mail, die auch an den jeweiligen Bezirks-Wettkampfwart gesendet wird. Dieser hat eine siebentägige Einspruchsfrist (im Falle von regionalen Terminüberschneidungen).

In der Genehmigungsmail ist auch der aus Ihren Daten generierte "offizielle DLV-Vordruck" mit dem Vermerk "genehmigt" enthalten.

Neben der "digitalen Ausschreibung" müssen Sie auch eine Ausschreibung "auf Papier" bzw. als pdf erstellen und diese als Link oder Upload in LADV und/oder der Vereinshomepage veröffentlichen.

Die Ausschreibung muss folgende Angaben enthalten (siehe DLO):

  • Name und Anschrift des Veranstalters und Ausrichters
  • Art und Kategorie der Veranstaltung
  • Ort, Datum und Beginn
  • durchzuführende Wettbewerbe und Altersklassen für die sie gelten (evtl. mit Einschränkung der "Durchlässigkeit")
  • Kurzbeschreibung der Wettkampfanlagen und evtl. Einschränkungen
  • den ausdrücklichen Hinweis, dass die Wettbewerbe nach den Internationalen Wettkampfregeln ("IWR"), den dortigen zusätzlichen nationalen Bestimmungen und den Bestimmungen der DLO durchgeführt werden
  • Behandlung von Meldungen und Nachmeldungen
  • Anschrift der Meldestelle bzw. Link zur Online-Meldung und Datum des Meldeschlusses
  • Höhe der Organisationsgebühren (Höchstsätze bzw. regionale Regelungen beachten) und die Modalitäten zur Bezahlung
  • Art und Anzahl der Auszeichnungen
  • Hinweis, dass die Veranstaltung genehmigt wurde

 

Je nach Größe und Art tragen Sie als Ausrichter auch die Verantwortung für verbandskonforme Durchführung im Bereich der Kampfrichter und verantwortlichen Mitarbeitern.

Natürlich unterschiedet sich der Aufwand und die Anzahl der externen Mitarbeitern sehr stark.

Die nachfolgenden Zeilen gelten als Richtlinien und haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit für alle Veranstaltungen.

PositionNotwendigkeitErläuterung

Wettkampfleitung

Aufgabenbeschreibung

ImmerBei Meisterschaften meist der Wettkampfwart der veranstaltenden Verbandsorganisation. Kann an Unterstruktur delegiert werden. Sonst mesit Organisationsleiter des örtlichen Ausrichters; Ist von Anfang an in alle wichtigen Entscheidungen einzubeziehen

Verbandsaufsicht

Aufgabenbeschreibung

Immer, außer wenn ein verbandseigener Wettkampfleiter eingesetzt istZ.B. Wettkampfwart oder Kampfrichterwart des Kreises/Bezirks oder eine Person mit entsprechenden Kenntnissen der DLO und IWR. Wird in der Regel von Kreis, Bezirk bzw. Landesverband bestimmt, je nach Kategorie der Veranstaltung. Bei überregionalen bzw. internationalen Sportfesten wird vom DLV meist ein NTO als Verbandsaufsicht benannt.

Einsatzleiter

Aufgabenbeschreibung

ImmerBei Meisterschaften meist Kampfrichterwart der veranstaltenden Verbandsstruktur. Kann an Unterstruktur delegiert werden. Sonst ein vom örtlichen Ausrichter eingesetzter Kampfrichterwart, z.B. Vereinskampfrichterwart.

Schiedsrichter

Aufgabenbeschreibung

Immer

Mindestens ein Schiedsrichter mit umfassender Regelkenntnis und entsprechender Ausbildung muss bei allen Veranstaltungen zum Einsatz kommen. Bei Bezirks- oder Landesmeisterschaften sollte entweder mindestens ein Schiedsrichter pro Disziplinblock oder Segment der Wettkampfanlage im Einsatz sein. Bei höherwertigen Veranstaltungen wird pro Disziplin ein Schiedsrichter eingesetzt. Der Schiedsrichter darf keine direkte Aufgabe im Kampfgericht haben, sondern ist ausschließlich überwachend tätig. Bei Bahnwettbewerben ist immer ein "Schiedsrichter Bahn" zu bestimmen!

Anzahl und Person(en) werden vom Wettkampfleiter bestimmt.

Obmann/Obfrau

Aufgabenbeschreibung

ImmerObliegt die Leitung des Kampfgerichts. Ist für die Entscheidungen (Versuch gültig/ungültig) verantwortlich und sollte über eine entsprechende Ausbildung verfügen oder zumindest ein erfahrener und regelfester Kampfrichter sein.
KampfgerichtImmer

Mindestens ein Kampfrichter oder Obmann pro Kampfgericht ist einzusetzen. Zu beachten ist außerdem, dass in Gefahrenbereichen, wie z.B. Geräterücktransport keine Minderjährigen eingesetzt werden dürfen!

Die Anzahl und Aufgaben innerhalb eines Kampfgerichtes hängen auch stark vom Wettkampf (Infield-Eingabe, Anzeigentafel) und der Diszplin (Hürden/Staffel auf der Bahn, Geräterücktransport, Rechen, etc.) ab.

Die Besetzung des Kampfgerichts wird vom Einsatzleiter in Zusammenarbeit mit dem Ausrichter und Wettkampfleiter entschieden.

Jury (früher "Schiedsgericht"

Notwendige Formulare (DLV): "Berufung zur Jury", "Entscheidung"

Merkblatt zur Jury

Immer

Die Jury sollte aus drei Personen bestehen, die möglichst keine aktive Aufgabe, die Athleten betreffend, haben.

Wenn ein Jurymitglied doch eine solche Aufgabe hat, darf er nicht an der Beratung der Jury teilnehmen, wenn die Berufung eine von ihm getroffene Entscheidung betrifft. Dasselbe gilt, wenn ein Athlet seines Vereins direkt oder indirekt betroffen ist. Für diesen Fall ist ein Ersatzmitglied zu benennen. Regelkenntnis (IWR, DLO) ist Voraussetzung.

Bei kleineren Veranstaltungen können z. B. 3 erfahrene Kampfrichter aus unterschiedlichen Vereinen als Jury benannt werden.

Die Jury wird vom Wettkampfleiter benannt. Die Bekanntgabe der Mitglieder der Jury kann z. B. am Aushang erfolgen.

Die oben stehenden und viele weitere Positionen sind in der IWR (Regel 120) definiert. Bei größeren Veranstaltungen ist häufig noch ein "Koordinator Wettkampfvorbereitung" und ein "Wettkampfbüroleiter" eingesetzt.

Wettkampfsoftware

Es gibt aktuell zwei Software-Programme, mit denen Leichtathletik-Stadion-Veranstaltungen durchgeführt werden können: Von der Firma Seltec das Programm "Track&Field" und vom Programmierer Bernd Renziehausen das Programm "CosaWIN".

Eines von beiden Programmen muss verwendet werden, damit die Ergebnisse der Teilnehmer "gültig" sind und in die Bestenlisten und Leistungsdatenbank aufgenommen werden. Aufgrund eines Rahmenvertrags mit dem DLV sind die Lizenzkosten für Seltec in den Genehmigungsgebühren automatisch enthalten. CosaWIN kann aber gegen eine zusätzliche Jahresgebühr auch weiterhin verwendet werden.

Weitere Informationen zu den vielen Möglichkeiten der Seltec-Software finden Sie hier.

Die Meldungen aus LADV (erhalten Sie automatisch per Mail nach Meldeschluss und können Sie jederzeit manuell herunterladen) können über einen sog. xml-Import in beide Wettkampfprogramme eingelesen werden.

Hilfestellungen zur Organisation einer Veranstaltung

Checkliste Wettkampfbüro

Checkliste Zeitplan

Checkliste Platzabnahme

Checkliste Kampfrichter-Besprechung

Checkliste Technische Besprechung

 

Informationen über die Lebensmittelkennzeichnung bei Sportfesten:

Feste und Vereine sind laut der Durchführungs-Verordnung zur Lebensmittel-Informations-Verordnung nicht von der Allergen-Kennzeichnung betroffen. Weitere Informationen finden Sie z.B. hier

Nach der Veranstaltung sind Sie noch für die Übermittlung der überprüften Ergebnisse verantwortlich. Die Daten, die in der Ergebnisliste angegeben werden müssen, regelt die DLO Anhang 2 Punkt 6.

Zuerst bitten Sie die Verbandsaufsicht, die gesamte Ergebnisliste nach Fehlern (fehlende Windangaben, o.ä.) zu überprüfen.

Zum Abschluss muss noch der Veranstaltungsbericht in der Software ausgefüllt werden. Dort sind Angaben wie die technischen Daten der Zeitnahme, der Gerätekontrolle, den Personaleinsatz aber auch von weiteren "besonderen Ereignissen" wie z.B. Rekorde, Einsprüche, Wiederholung von Läufen, etc. einzutragen.

Danach laden Sie bitte möglichst noch vor Ort die Ergebnisse hoch. In Seltec erfolgt dies automatisch (bei bestehender Internetverbindung) bei der Beendigung des Programms ("Wettkampf schließen"). Bei CosaWIN müssen Sie das noch über das Menü Datei "Veröffentlichen" die xml und pdf Datei exportieren und dann in ladv zu ihrem Wettkampf hochladen ("Ergebnisse veröffentlichen").